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- Les offres en cours 9 novembre 2017 -

Assistant(e) de Gestion (h/f), en CDI

Rattaché (e) au Directeur de la Gestion, vous aurez pour mission de :

A titre principal
-  Préparer les commandes afférentes à l’exploitation de Beaugrenelle, établir et transmettre les bons de commandes
-  Etablir et suivre la facturation fournisseurs / prestataires (lettres de commandes, factures, relances)
-  Suivre les consommations de fluides et d’énergie pour le site de Beaugrenelle
-  Assurer le quittancement trimestriel et maintenir à jour la base de données via Progisem
-  Assurer le reporting auprès du Directeur et tenir à jour, au fil de l’eau, les indicateurs de gestion sur l’ensemble des sujets traités
-  Actualiser les indicateurs de suivi des prestataires
-  Assurer l’assistanat de la direction (accueil téléphonique, courriers, mise en place de tableaux de bords de suivi, gestion des agendas, mise en place de réunions, publipostage, archivage, classement…)

A titre secondaire
-  Assurer les relations avec la clientèle (directe et téléphonique)
-  Gérer les parkings (cartes et contrôle d’accès)
-  Assurer les encaissements (en mains propres et dans le logiciel)
-  Assurer le suivi des impayés (relances et actions judiciaires)
-  Gérer et suivre les baux (longues durées, précaires)
-  Renouveler et traiter les dossiers des baux de longue durée - Gérer et suivre les des mutations auprès des notaires
- Rédiger les conventions de tournage sur l’ouvrage dalle. Vous disposez d’une première expérience professionnelle en syndic, Efficace, rigoureux, vous disposez de réelles aptitudes rédactionnelles et relationnelles.

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ADJOINT AU DIRECTEUR DE LA GESTION DE BEAUGRENELLE en CDI (H/F)

Rattaché au Directeur, ses principales missions seront :

  • Assurer le suivi des prestations externalisées qui lui sont confiées (exemples : contrats de nettoyage, de gardiennage/sécurité, de maintenance multi techniques, des contrôles réglementaires, sécurité incendie, etc.).
  • Faire respecter les consignes de sécurité / sûreté par les différents prestataires sur le site.
  • Intervenir rapidement sur l’ensemble du site afin de diagnostiquer les différents problèmes pouvant survenir.
  • Actualiser la base documentaire du site (situation sur plan, caractéristiques, utilisation, consignes de sécurité ; modes opératoires, …).
  • Suivre les études et les travaux et interventions résultant du plan stratégique de patrimoine, ainsi que les travaux réalisés en dehors de ce plan
  • Rédiger les différentes pièces des DCE (AE, RC, CCAP, DPGF et CCTP) et les analyses d’offres pour la sélection des titulaires des marchés qui lui sont confiés.
  • Planifier et vérifier les tâches de l’équipe de techniciens, en soutien au responsable de l’entretien courant et gérer les relations avec les fournisseurs, les résidents et les usagers.
  • Assurer le reporting auprès du Directeur de la Gestion de Beaugrenelle et tenir à jour mensuellement les indicateurs sur les sujets traités.
  • Proposer des points d’amélioration sur la maintenance courante de l’ouvrage.
  • Préparer les indicateurs de maintenance qui alimentent les revues d’activités
  • Participer aux astreintes de la DGB (dès la période d’essai terminée).

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Chef de Projet en CDI (H/F)

Placé sous l’autorité directe du Directeur des opérations, le chef de projet assure le pilotage d’un projet complexe et il est à ce titre responsable de l’avancement du projet et du respect des trois composantes structurantes du projet que sont : le planning, le budget, le programme.

A cet égard, il doit :

• Piloter l’équipe projet • Veiller à la fluidité et la traçabilité des échanges entre les acteurs du projet • Identifier les sujets d’arbitrage et préparer les documents d’aide à la décision • Assurer le suivi administratif et budgétaire du projet et produire les bilans de construction • Assurer le reporting sur le projet et alerter le Directeur opérationnel sur les décalages projets et les incidences liées • Veiller au respect des programmes.

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